Quy tắc đặt tên file, folder

Tháng Một 21, 2022
11:12 sáng
Lượt xem : 36

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc soạn thảo và lưu trữ các file trên máy vi tính (PC hay Laptop) đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, việc đặt tên và tổ chức file, folder (thư mục) như thế nào cho hợp lý, hiệu quả và hạn chế những rủi ro thì không phải ai cũng thực hiện đúng. Đa phần người dùng Việt Nam thường mắc phải một số lỗi khi đặt tên file, folder như: Đặt tên bằng tiếng Việt có dấu, đặt tên quá dài, tạo quá nhiều folder lồng vào nhau…. Việc đặt tên như vậy sẽ thuận lợi cho người sử dụng tiếng Việt, tuy nhiên sẽ gây khó khăn, hạn chế, thậm chí gây ra lỗi trong tìm kiếm, copy, di dời file và nhất là khi phục hồi (recovery) file bị xóa…do đa phần các phần mềm, hệ điều hành (OS) đều do các công ty nước ngoài phát triển trên các nền tảng ngôn ngữ lập trình nhất định (ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ không có dấu), chủ yếu bằng tiếng Anh (English) và không hỗ trợ tốt hoàn toàn tiếng Việt. Ngoài ra, Font tiếng Việt thường không được tích hợp sẵn trong các hệ điều hành cũng như các chương trình mà phải cài đặt thêm các Fonts tiếng Việt vào mới sử dụng được (Một số lỗi điển hình mà chúng ta có thể nhìn thấy như: Khi ta gửi kèm file (attach file) đặt tên bằng tiếng Việt có dấu qua một số hệ thống mail hay một số chương trình, khi download về, file sẽ bị lỗi tên và đổi thành tên khác không có dấu…)

Vì vậy để thực hiện đặt tên file, folder thật sự hợp lý, hiệu quả và hạn chế phát sinh lỗi, cần chú ý một số nguyên tắc sau:

– Nên đặt tên bằng chữ không dấu, có thể sử dụng dấu “-” hay “_” thay thế các khoảng trống. (vd: thay vì đặt tên “báo cáo tháng.doc” nên đặt là “bao cao thang.doc” hay “bao_cao_thang.doc”).

– Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu, có ý nghĩa; hạn chế tối thiểu việc đặt tên quá dài (vd: thay vì đặt tên “Thong tu lien tich so 01 ve thi hanh an dan su.doc” nên đặt là “TTLT01 THADS”).

– Đối với các file cần sắp xếp theo thời gian, địa điểm, có thể thêm địa điểm, ngày, giờ vào tên file để dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm (vd: thay vì “picture1.png” nên đặt là “DaLat_11.07.2020_picture1.png”).

– Nên lưu ý thứ tự sắp xếp tên trong hệ điều hành (vd: trong window sẽ sắp xếp ưu tiên theo thứ tự: “ký tự đặt biệt” => “số” => “ký tự thường”; nghĩa là các file được sắp xếp theo thứ tự “@.doc” => “1.doc” => “a.doc”).

– Không nên tạo quá nhiều lớp folder lồng vào nhau (vd: D:\FolderA\FolderB\FolderC\FolderD\FolderE\FolderF\FolderG\FolderH…).